1)Şedinţele de brainstorming ţin de cultura organizaţională bazată pe efortul colectiv. Există o cultură a managementului întreprinderii care se bazează pe încrederea totală în potenţialul uman al angajaţilor întreprinderii. “Numai prin eforturile colective ale membrilor individuali ai întreprinderilor (organizaţiilor) se schimbă întreprinderile (organizaţiile) ”, obişnuia să spună V. Daniel Hunt, –autorul lucrării „Quality Management For Government”–, despre managementul corect al unei organizaţii (guvernamentale, dar şi non-guvernamentale) către calitate. Atunci când personalul întreprinderii (organizaţiei) este suficient de bine motivat printr-un proiect inspirat al conducerii întreprinderii (organizaţiei), puterea creativă eliberată de potenţialul uman al angajaţilor întreprinderii (organizaţiei) va ajuta întreprinderea (organizaţia) să implementeze proiectul respectiv, ducând la dezvoltarea întreprinderii (organizaţiei). Pentru că există multe obstacole în calea gândirii creative :
- obişnuinţe şi rutine ;
- teama de propriile greşeli ;
- eresuri ;
- educaţia ;
- specializarea ;
- frica de consecinţe ;
- ponderea soluţiilor precedente ;
- ‚adevăruri absolute’ ;
- principii ;
- teama de schimbare ;
- confortul cu modele secvenţiale deja probate ;
- certitudini false ;
- plictiseala ;
- dubii
- autocritica ;
- stressul ;
- politeţea ;
- teama de a nu părea infantil ;
- repulsia faţă de comportamentul ludic ;
- limbajul ;
- vîrsta ;
- lipsa de timp ;
- un Ego supradimensionat.
Diferenţa ce separă succesul de insuccesul implementării unui proiect al întreprinderii (organizaţiei) nu se ascunde atât în ‚calibrul de capacitate personală’ al angajaţilor întreprinderii (organizaţiei) faţă de personalul unei alte întreprinderi (organizaţii) altminteri similare, cât în gradul în care angajaţii întreprinderii (organizaţiei) sunt folosiţi la întregul lor potenţial uman. Astfel fiecare contribuţie personală la implementarea unui proiect al întreprinderii (organizaţiei) trebuie stimulată, evaluată, valorizată. Acesta este de fapt şi fluxul normal, direct, major, prin care se creează valoare în activităţile unei întreprinderi (organizaţii).
Majoritatea problemelor de gestionare a unei întreprinderi (organizaţii) înfăţişează următoarea faţetă neplăcută : se pare că ele nu sunt automat rezolvate prin implementarea celei dintâi idei care vine în mintea cuiva din personalul managerial. S-a dovedit, în multe situaţii de management, că pentru a se obţine cea mai bună dintre soluţii, este important să se considere mai întâi o serie de soluţii posibile. Astfel, în primele faze ale unui proiect implementat într-o întreprindere (organizaţie) este necesar să fie constituită o echipă capabilă să răspundă la întrebări precum : „Ce ?”, „De ce ?”, „Cum ?”, în legatura cu dezvoltarea proiectului respectiv. Aceasta ‚deconstructie’ serveste la definirea sau descompunerea ‚provocarilor’ tematicii, si ea se dovedeste foarte eficienta pentru identificarea radacinilor unei probleme. Una dintre cele mai cunoscute cai pentru aceasta abordarea intelectuala creativa e desemnata cu apelativul ‚brainstorming’, sau ‚furtuna mentala colectiva’.
„Furtuna mentala colectiva” este cea mai folosita tehnica de gandire creativa in echipa. In general, analiza unei probleme cu o formulare vaga la inceput este precedata de un proces de „brainstorming”. O sedinta de ‚brainstorming’ este un ‚foc de artificii’ ideatice care nu ar avea loc in conditii normale. Este o sedinta de „imaginatie aplicata”. Numele ‚brainstorming’ este dat unei situatii cand un grup de persoane se reunesc cu scopul special de a „genera idei” pe o anumita arie de interes. Folosind reguli care indeparteaza toate sursele de inhibare, persoanele grupului respectiv pot gandi mai liber, pot antama zone rationale noi, reusesc astfel sa creeze o multime de idei adecvate situatiei respective, idei dintre care se culeg solutiile care vor fi implementate in prima faza.
Procesul intelectual de tip “brainstorming”, –traducerea ad litteram este „furtuna mentala”, dar aceasta alternativa romaneasca pentru “brainstorming” pacatuieste prin faptul ca este excesiv de romantica, amintind expresii deja existente in limba romana, precum : „furtuna si elan”, ori „furtuna si tensiune”–, nu se refera la un singur individ, ci consta dintr-o generare libera si neinhibata a ideilor intr-o sedinta de grup, de fapt o echipa de „white collars”, angajati intelectuali ce lucreaza pe o tema data, asupra unui subiect impus de echipa manageriala a intreprinderii (organizatiei) care sponsorizeaza sedinta respectiva. Fiecare dintre participantii la aceasta sedinta de “brainstorming” este liber sa-si exprime opiniile intelectuale, in general fara sa rezulte pentru el vreo amenintare in urma exprimarii acelor opinii. Exista deci oportunitati egale pentru toti de a-si exprima acele idei care raman pana la capat „politiceste corecte”. Un proces de tip “furtuna mentala colectiva” este oarecum complementar, –fara sa fie neaparat antagonist–, unui proces decizional, insa el construieste o lista de optiuni din care poate alege in final acea persoana decidenta ‚de la virf’ care isi asuma responsabilitatile –dar si drepturile– gestionarii sistemului. Se subintelege ca atunci cand personalul managerial de la virful unei intreprinderi (organizatii) are obiceiul constant de a ignora ideile angajatilor, nu are nici un sens sa fie organizata vreodata o sedinta de „furtuna mentala colectiva” in intreprinderea (organizatia) respectiva.
Se afirma ca in general procesul de “brainstorming” creeaza o atmosfera de creativitate deschisa. «Autostopismul » (« hitchhiking”) in folosirea ideilor este de asemenea incurajat intr-un proces intelectual de tip “brainstorming”. De altminteri in mod obisnuit sesiunea de ‚brainstorming’ nu porneste de la o idee originala. Procesul de “brainstorming” asigura principial conditiile ca nici una dintre ideile cunoscute de catre membrii grupului sa nu fie pierduta. Nu treceti cu vederea ceea ce pare a fi evident ; uneori solutia evidenta este cea mai buna.
Desigur, unul dintre primele raspunsuri ce trebuie dat atunci cand se pune problema unui ‚brainstorming’ este la intrebarea foarte specifica daca este intr-adevar necesara efectuarea unei sesiuni de ‚brainstorming’. Caci, de pilda, o sesiune de ‚brainstorming’ nu este cel mai potrivit demers pentru abordarea unei situatii care necesita o analiza. De asemenea trebuie evitata o sesiune de ‚brainstorming’ in hotararea propriu-zisa ca act managerial definit prin sintagma „luarea deciziei” (‚decision making’), care este in esenta o judecata de valoare. Bineinteles ca este nevoie sa fie analizate ideile exprimate intr-o „furtuna mentala colectiva”, bineinteles ca trebuie sa fie judecate valorile ideilor exprimate intr-o sedinta de ‚brainstorming’, dar aceasta se va face in procese ulterioare procesului de ‚brainstorming’, si nu vor implica tehnici de ‚brainstorming’.
2)Schimbarea de perceptie prin procesul de brainstorming
Cand este necesar sa fie folosit procesul de “brainstorming” ?
Numai la problemele a caror rezolvare cere o schimbare de perceptie este necesara organizarea unei sedinte de ‚brainstorming’. Intr-adevar, se stie ca problemele a caror rezolvare nu pretinde „alt punct de vedere”, o „schimbare de perceptie”, deci problemele pentru care exista deja „formule”, pot sa fie cel mai bine solutionate prin calcule matematice, ori printr-o simulare pe computer. De asemenea nu este cazul planificarii unei sesiuni de ‚brainstorming’ daca personalul managerial are deja la dispozitie cateva solutii calitative. Timpul si costurile unui ‚brainstorming’ sunt economisite prin implementarea unei solutii cunoscute si aplicate in mod curent. Managerul trebuie doar sa aleaga care anume dintre ele poate sa fie folosita in conditiile date, insa actul decizional se realizeaza intr-o atmosfera complet straina spiritului furtunos de ‚brainstorming’.
Complementar situatiilor in care devine stringenta o „schimbare de perceptie”, activitatea intr-un proces intelectual de tip “brainstorming” este folosita pentru a uni, in jurul unor idei comune, a unor idei impartasite, persoanele din grupul respectiv, avand sau exprimand initial opinii diverse. Sesiunea de ‚brainstorming’ motiveaza angajatii intreprinderii (organizatiei) chiar si fara o recompensa financiara suplimentara, deorece le creeaza sentimentul foarte real si justificat ca astfel au devenit membrii unei echipe implicate in rezolvarea problemelor mari ale intreprinderii (organizatiei). Se mai considera ca prin organizarea periodica a sedintelor de ‚brainstorming’ intr-o întreprindere (organizatie) se poate ajunge la o atmosfera de lucru mai buna in intreprinderea respectiva ; libertatea de gandire a unei sesiuni de ‚furtuna mentala colectiva’ ajunge sa infiltreze si mediul de lucru normal al întreprinderii (organizatiei).
Abia dupa un enunt care descrie aria problemei, si dupa ce s-a decis ca furtuna mentala colectiva este singurul instrument managerial valid prin care se poate cauta o solutie, se va hotari cine va conduce sedinta de ‚brainstorming’ si cine va participa. Cel care face alegerea grupului de participanti la ‚furtuna mentala’ trebuie sa favorizeze in primul rand persoanele despre care stie deja ca vor intelege repede ‚aria problemei’, dupa ce afla enuntul statuat la care urmeaza sa fie cautate solutii. In cartea sa “Managing Creativity: A Practical Guide to Inventing, Developing and Producing Innovative Products” , Donna Shirley, profesoara la facultatea de inginerie de la Universitatea din Oklahoma, sublinia importanta care trebuie acordata de catre facilitator cunoasterii tipurilor de personalitate din grup, pentru succesul unei sesiuni de brainstorming.
Exista multe abordari taxonomice ale personalitatilor. Donna Shirley afirma ca experienta ei ca ‚facilitator de brainstorming’ i-a permis sa constate o dihotomie majora. Astfel, exista o categorie de personalitati a caror activitate mentala este foarte eficace in generarea pura a ideilor simple, daca nu chiar singulare; apoi, a doua categorie este formata din acei oameni care sunt foarte eficienti in gasirea unor paralele si conexiuni intre varii idei. Dar calea de abordare a tipologiei personalitatilor nu este unica. Din punctul de vedere al psihologiei clasice, se stie, exista etichetele care disociaza doua grupuri : „introvertitii” si „extrovertiti”. Desigur, toti sunt oameni perfect normali, insa dupa marturia cercetatoarei Donna Shirley care descrie operational deosebirea, chiar si in caracterizarea persoanelor care lucreaza la N.A.S.A. se tine cont, –cu succes, se pare–, de aceasta clasificare tipologica.
Mixajul unor personalitati –ca profil psihologic—diferite in fluxul creativ extinde foarte mult anvergura ideilor exprimate. Cu siguranta, mai multe tipuri de personalitati ofera mai multe perspective.
Din punctul de vedere simplificator al utilizatorului rezultatelor unei sedinte de ‘brainstorming, exista doua tipuri de persoane importante in echipa : Cei care sunt capabili sa propuna idei noi, si cei care sunt capabili sa le adapteze si sa propuna coalescenta ameliorativa a ideilor simple dar incomplete fata de dimensiunea tematica. Coalescenta ideilor generate de altii constituie o faza de gandire convergenta.
Numarul ideal de persoane in echipa de lucru trebuie ales printr-un compromis intre oportunitatea diversitatii de personalitati si evitarea aparitiei frustrarii si nervozitatii printre participanti, pentru ca nu le mai ramane alocat segmentul de timp pe care sa isi expuna ideea. Pentru numarul ideal, s-a creat deja mitul celor „12 participanti” ; alt mit este acela ca forma ideala a „pupitrului de lucru” este masa rotunda, in mijlocul careia trebuie sa fie asezat un obiect care sa atraga mereu atentia. Simple mitologii. De fapt mitul influentei pozitive miraculoase a formei geometrice asupra psihologiei participantilor este spulberat imediat ce asezi la o ‚masa rotunda’ (literalmente) doua persoane care altminteri se gasesc intr-o relatie ierarhica vertiginoasa ; aceasta situatie va conduce la inhibarea persoanei de rang inferior in piramida organizatiei. Insa devine important sa fie ajustate stilul si maniera de management a fiecarei sesiuni in functie de subiectul propus, si de participantii implicati.
3)Rolul facilitatorului de brainstorming
Managerul de brainstorming, deci persoana care conduce sedinta de ‚furtuna mentala’, se mai cheama ‚facilitatorul de brainstorming’. S-a constatat cu nu orice fel de persoana poate pregati, conduce, si finaliza cu succes o „furtuna mentala colectiva”. Unui facilitator de brainstorming i se cere sa posede un simt al explorarii, ca mijloc de implinire a dorintelor. Acest simt natural de explorare ii permite sa fie un bun ghid al sedintei de cautare a unor idei noi. Un bun facilitator de brainstorming impune o dimensiune de importanta cruciala eficientei procesului. Prin eficienta intelegem aici adaugarea de valoare prin cresterea numarului de idei produse. Practic se constata augmentarea cu un ordin de marime daca se face comparatia intre numarul de idei exprimate fara facilitator si cele exprimate intr-o „furtuna mentala colectiva” condusa de un facilitator. Cum se ajunge la aceasta performanta ? In primul rand trebuie sa tinem cont de faptul ca procesul de ‚brainstorming’ in sine le permite indivizilor ce participa la sesiune sa genereze idei noi intr-un mod aleatoriu, insa regulile sale nu pot impune si nu pot mentine un ritm. Facilitatorul de ‚brainstorming’ este acela care vegheaza ca generarea ideilor de catre membrii grupului sa nu se transforme, dintr-o activitate aleatoare, intr-o activitate haotica. Facilitatorul trebuie sa construiasca un context pentru sesiunea de ‚brainstorming’, si un cadru pentru activitatile de ‚brainstorming’. Facilitatorul va fi capabil sa identifice corect parametrii procesului, sa transmita informatiile tehnice necesare participantilor, si sa isi organizeze intr-o metodologie personala si intuitiva procesul extractiei eficiente a ideilor noi, –‚curba de invatare’–, astfel incat sa impuna si sa intretina un ritm constant in derularea sedintei.
In plus, facilitatorul trebuie sa fie constient ca pentru asigurarea ‚castigului’ in amplificarea numarului de idei, el trebuie sa gestioneze si implicarea participantilor la sesiune, impreuna cu sensibilitatile personale create direct de aceasta implicare la „furtuna mentala”. In ceea ce priveste menajarea sensibilitatilor, facilitatorul nu trebuie sa focalizeze atentia asupra performantei individuale a nici unei persoane din echipa, pentru ca induce astfel inhibitii si temeri care vor fi manifestate in urmatoarea sesiune de ‚brainstorming’. Prin repetare si amplificare, exista si riscul ca incidente de genul acesta sa afecteze sansele unei tranzitii reale spre creativitate in cultura intreprinderii (organizatiei) respective ; sa nu uitam ca prin creativitate se adauga valoare, ceea ce este esential pentru succesul intreprinderii.
Un bun facilitator de brainstorming trebuie sa dezvolte propria capacitate de a asculta cu atentie si de a comunica.
Un facilitator de brainstorming trebuie sa fie obiectiv, dar in acelasi timp sa nu se mentina prea indepartat de febra intelectuala ce se instaleaza uneori intr-un proces creativ derulat cu succes.
O cunoastere anterioara a participantilor la sesiune de catre facilitator ii permite sa evalueze nivelul de ‚energie mentala medie’ –desigur, folosim termenii ca o metafora–, a grupului de ‚brainstorming’.
In cadrul pregatirii facilitatorului pentru sesiunea de ‚brainstorming’, este importanta alcatuirea unei liste de intrebari, exercitii si reactii la posibile scenarii care pot apare in desfasurarea sedintei.
Facilitatorul sesiunii trebuie sa statueze dintru inceput ca nici un raspuns nu va fi considerat gresit, sa permita exprimarea ideilor de catre toti participantii, sa urmareasca printr-un control persuasiv aplicarea corecta a regulilor de ‚brainstorming’, –adica mai curand in spiritul decat in litera lor–, si nu trebuie sa permita exprimarea de judecati asupra ideilor sugerate.
In esenta, un facilitator de ‚brainstorming’ trebuie sa prezinte subiectul, sa asigure controlul bugetului de timp precum si respectarea regulilor conventionale. Pe intervalul de timp al desfasurarii sesiunii de ‚brainstorming’ propriu-zise, facilitatorul trebuie sa monitorizeze de maniera constanta ‚corectitudinea’ activitatii de grup, deci conformitatea cu principiile desfasurarii unei „furtuni mentale colective”, si sa introduca ajustari, atunci cand este necesar.
Este important pentru facilitatorul de ‚brainstorming’ sa realizeze faptul ca propria lui formulare de idei intr-o sesiune de ‚brainstorming’ nu urmeaza regulile pe care le respecta ceilalti participanti, intrucat el trebuie sa isi evalueze ideile inainte de a le exprima.
Nu doar numarul de idei generate intr-o sesiune de brainstorming este important, ci si felul cum sunt prezentate ideile este important in furnizarea de stimuli efectivi si multipli pentru mentinerea continuitatii fluxului creativ. O sarcina mai dificila care i se pretinde facilitatorului de brainstorming este „reaprinderea creativitatii”, atunci cand ritmul generarii ideilor treneaza.
Procesul creativ constituie o experienta complexa in care raspunsurile individului la ‚problema propusa” isi afla probabil radacinile intr-o capacitate de supravietuire a omului prin adaptarea sa la situatii noi. Datorita acestui sentiment natural de “lupta pentru supravietuire”, intr-o sedinta de ‘brainstorming’ vor fi exprimate si idei relevante pentru tematica propusa. De multe ori in lumea in care traim, aceasta capacitate naturala de supravietuire ia forma unei culturi a creativitatii. In cadrul acestei culturi, facilitatorul este pus uneori in situatia de a fi nevoit sa reformuleze enuntarea proiectului, insa fara sa ii modifice tinta, daca spera ca alta frazare va fi elementul de ignitie a creativitatii. Matematicianul si poetul roman Dan Barbilian (Ion Barbu) stia ca exista o polarizare si o potentare reciproca a cuvintelor. Prin schimbarea unui singur cuvant dintr-o fraza cu sinonimul sau, intreaga fraza capata alta ‚polarizare’ si isi modifica, uneori profund, semnificatia. Recurgeti la un ‚dictionar de sinonime’ (thesaurus) pentru alternative la cuvintele-cheie prezente in enuntarea temei de ‚brainstorming’ si inlocuiti-le in frazarile initiale pentru a le rescrie in alt ‚format’. Constituie aceste noi frazari surse de creativitate ? Daca nu, cautati de asemenea antonimele cuvintelor si construiti propozitii in care lucrurile sunt vazute altfel ; este posibil ca de aici sa apara solutii. Propuneti marcarea deosebirilor dintre enuntul modificat si enuntul solutiei curente.
Dincolo de dictionarele de sinonime si de antonime, la ora actuala exista programe generative pentru PC cu scopul de a facilita realizarea sedintelor de ‚brainstorming’. Prin ‚programe generative’ intelegem programe care produc „idei noi”, plecandu-se de la o idee furnizata de utilizator, de fapt o fraza corecta gramatical si cu semnificatie pentru utilizator. Intrucat scopul sesiunii este acela de a produce idei exagerate, a caror valoare nu este judecata in prima faza, programul genereaza pseudo-reprezentari ontologice aleatorii, desigur, numai conventional denumite „idei”. In studiile din domeniul Inteligentei Artificiale se foloseste conceptul de ‚reprezentare ontologica’, dar in realitate computerul nu intelege nimic, el urmeaza doar niste reguli de corectitudine gramaticala. Caci pentru computer, cuvintele nu se afla niciodata intr-un ‚context semantic’, ci doar in relatii gramaticale. In Inteligenta Artificiala, aceste ‚reprezentari ontologice’ produse cu totul si cu totul artificial de un computer, la randul sau construit urmandu-se vechile reguli inventate in secolul XIX de Charles Babbage, sunt considerate, –printr-o conventie, subliniem–, „fragmente de gandire”, nu constituie ‚gandire autentica. Dar pentru specialistii in programe generative, faptul ca ordinatorul nu este constient, ca el este in realitate doar o masina, nu conteaza prea mult. Ei isi apara punctul de vedere cu o argumentatie mergand pe linia urmatoare : ‚Atunci cand Thomas Alva Edison a inventat fonograful, el inventa si principiile unitatii de floppy disc dintr-un PC actual, dar Edison insusi nu era constient de faptul acesta’. Programele generative pentru ‚brainstorming’ exploreaza exhaustiv toate interactiunile dintre cuvintele unei fraze care creeaza ‚polarizari’ semnificative numai pentru om, nu si pentru computerul care le-a generat.
Atunci cand indeplineste functia de facilitator de ‚brainstorming’, Donna Shirley incearca sa incorporeze o varietate de tehnici ceva mai umane pentru mentinerea ritmului de cautare a ideilor, inclusiv propuneri de metafore pentru fiecare situatie noua foarte specifica. Metaforele introduse de facilitator sunt idei „trigger”, idei de stimulare. Dar in general, pentru ca sintem pe terenul metaforelor necesare, sa completam ca facilitatorul unei sedinte de ‚brainstorming’ joaca rolul unui stimulator de ritm cardiac, de „pace-maker”, pentru inima tematica a sedintei de ‚brainstorming’.
Munca un secretar al sedintei de ‚brainstorming’, cu sarcina de a consemna ideile exprimate de ceilalti participanti, este de asemenea foarte utila, cel putin prin faptul ca reduce presiunea psihica asupra facilitatorului. Bineinteles ca facilitatorul poate utiliza si un magnetofon, o camera video, urmand ca ideile sa fie transcrise cat mai rapid, pentru a putea fi prelucrate mai departe printr-un alt instrument managerial. Este evident totusi ca, desi facilitatorul reuseste sa mentina un ritm constant al producerii de idei noi in proces, exprimarea lor ramane inca aleatoare in esenta ei. Ordinea si determinismul vor fi introduse de alt tip de instrument managerial.
Facilitatorul trebuie sa fie de asemenea atent la dinamica prezentarii ideilor, pentru ca exista in permanenta pericolul ca opiniile unui participant, frecvent exprimate, sa domine sesiunea.
Problema prezentata de catre facilitator trebuie sa fie „internalizata” de catre fiecare participant al echipei de ‚brainstorming’ ; in sensul terminologiei folosite de Inteligenta Artificiala, aceasta „internalizare” a problemei inseamna construirea unei reprezentari ontologice de catre fiecare individ, folosind datele propriei experiente.
Care sunt atitudinile standard fata de sedinta de ‚brainstorming’ printre participanti ? Acele persoane care manifesta o inclinatie naturala catre creativitate considera participarea la sesiunea de ‚brainstorming’ drept o „experienta holistica”; in timp ce persoanele care dovedesc mai curand inclinatii spre gandirea logica vor considera participarea drept proces in care se urmeaza reguli logice ce stimuleaza gandirea unei probleme din alta perspectiva. Insa, indiferent de inclinarea naturala a fiecarei persoane, –fie mai mult spre intuitia creativa, fie preponderent spre gandirea logica–, este important ca fiecare participant sa respecte protocolul bine testat pana acum dupa care trebuie sa decurga „furtuna mentala colectiva” pentru a produce idei. Mai este evident ca mediul fiecarei sedinte de ‚brainstorming’ se adapteaza mai mult unora decat altora dintre persoanele participante, dar regulile sunt suficient de flexibile incat sa convina tuturor.
4)‚Furtuna mentala’ ca un proces de ‚gandire ascendenta’
Sedinta de ‚brainstorming’ este de fapt un tip particular de instrument managerial aplicat intr-o întreprindere (organizatie). Acest instrument managerial a fost probabil inspirat de ideea „grupurilor de reflectie” (‚think tanks’) asupra problemelor, care au fost initiate in Statele Unite ale Americii in perioada interbelica, ideea fiind stimulata de politica „New Deal” a presedintelui Frank Delano Roosevelt. Deci se mai poate spune ca o echipa de ‚brainstorming’ este un fel de „grup de reflectie” ad hoc si local, format intr-o întreprindere (organizatie) la cererea conducerii întreprinderii (organizatiei) respective, un „grup de reflectie” care in general se dezintegreaza dupa generarea ideilor, care vor preluate si prelucrate ulterior prin mijlocirea altor instrumente manageriale.
Se pare ca ideea sedintei de ‚brainstorming’ a aparut in anul 1941, cand Alex Osborn, un director de companie care lucra in domeniul publicitatii, a observat ca sedintele foarte conventionale din cadrul companiei sale inhibau generarea de idei noi, si a propus reguli special concepute incat sa stimuleze generarea de notiuni noi in cadrul unui colectiv care antama o noua tema, un nou proiect publicitar in cazul concret al companiei conduse de Alex Osborn.
In acord cu propria definitie propusa de insusi Alex Osborn, o sedinta de brainstorming este „o tehnica de conferinta prin care un grup incearca sa gaseasca o solutie la o problema specifica, prin strangerea tuturor ideilor generate spontan de membrii grupului”.
Regulile originare pentru sedinta de ‚brainstorming’, stabilite de insusi Alex Osborn, erau :
j.) In timpul sedintei de ‚brainstorming’ nu se admite nici o critica a ideilor exprimate.
jj.) Este incurajata generarea unui numar cat mai mare de idei.
jjj.) Este permisa agregarea si hibridarea ideilor exprimate.
ju.) Este incurajata generarea unor idei exagerate.
De ce este necesara suspendarea judecatilor critice in faza generarii ideilor ? Pentru ca este mult mai usor sa “ucizi” o idee, decat sa o incurajezi, pentru a fi transformata eventual intr-o solutie utila. „Creativitatea este o floare gingasa, lauda ii deschide corola, iar critica produce ofilirea sa din mugure”, obisnuia sa sublinieze Alex Osborn. Deci amana judecarea ideilor. Pana la terminarea sesiunii de ‘gandire ascendenta’, nu trebuie sa fie facute nici un fel de comentarii asupra ideilor exprimate acolo. Sa nu sugerezi despre nici o idee ca nu va produce rezultate, ori ca va avea efecte laterale negative. Apoi, evaluarea ideilor exprimate de altii consuma multa energie mintala care ar fi putut sa fie cheltuita pentru a se raspunde scopului sesiunii de ‘brainstorming’ : generarea de idei noi in aria problematica data. Se considera ca optimizarea sedintei de ‘brainstorming’ se obtine generand cat mai multe idei.
De ce este incurajata generarea unui numar cat mai mare de idei ? Pentru ca fiecare persoana are o perspectiva unica si un punct de vedere valid asupra situatiei respective, si asupra solutiei.
Apoi, de ce sunt permise si ideile exagerate ? Trebuie sa consideram ca ‚furtuna mentala’ este un proces de gandire ascendenta, o „explozie mentala” in care se creeaza intr-un mod spontan ‚distante’, –desigur, masurate intr-o arhitectura ontologica–, intre ideea de pornire si solutia implementata ce aduce succesul. Intr-o ‚idee exagerata’, probabil ca aceasta distanta ontologica initiala pare prea mare. Dar stie cineva, realmente, care este „distanta corecta” ? Se pleaca de la ipoteza de lucru ca toate ideile generate intr-o sesiune de ‘brainstorming’ includ in ele si un potential pozitiv. Ideile avansate intr-o ‘furtuna mentala’ pot fi atat solutii la problema, cat si o baza care genereaza alte idei ce pot servi ca solutii. In principiu, cu cat o idee este mai “salbatica” ori exagerata, cu atat mai bine ; caci este mai usor sa « domesticesti » o idee salbatica, decat sa gandesti imediat solutia valida la o problema data. Generarea ideilor ‚salbatice’, exagerate intentionat, constituie o faza de gandire divergenta sau gandire „laterala”.
Alex Osborn a mai putut constata personal la implementarea metodei de ‚brainstorming’ in compania lui, ca daca erau respectate regulile stabilite era creata o cantitate mai mare de idei ; ca generarea unei cantitati mai mari de idei originale conducea la un numar mai mare de idei utile ; ca ideile aparent stupide -”silly”-, ale unora, si foarte indepartate de conventii, inspirau altora fulguratii aratand schimbari importante pe calea lor de gandire.
Alex Osborn folosea la origine pentru ceea ce denumim noi astazi “brainstorming” ori „furtuna mentala colectiva”, apelativul “think up”, ceea ce s-ar putea traduce prin „gandirea ascendenta”, „gandirea arteziana”, daca nu chiar „gandirea exploziva”. “Think up” este intr-adevar un „demers ascendent”, adica o abordare de tip bottom up a problemelor. Este o ascendenta de tip Cumulus a gandurilor, inevitabil nebuloase la inceput, ale membrilor individuali ai unei echipe invitate sa rationeze in stil „towering” – ‚construire de turn’, asupra unui subiect. ‚Brainstorming’ ori ‚furtuna mentala colectiva’ este realmente un stil de gandire in tip cumuliform.
Care sunt precautiile ce trebuie luate pentru ca in felul acesta sa nu fie construit „turnul lui Babel”, adica procesul de ‚furtuna mentala colectiva’ sa conduca la o extraordinara confuzie a semnificatiilor ? Pentru a se evita acest risc, o sesiune de ‚brainstorming’ trebuie sa fie orientata dintru bun inceput catre o ‚arie a problemei’ pentru care trebuie create ideile, o tinta pe care sa o atinga, mereu, conceptual, cu maximum de acuratete posibila in situatia data.
Invers, ce poate impiedica „gandirea cumuliforma” pe aria respectiva ? Sugerarea in avans a unei solutii tipice, ori doar plauzibile, pentru aria problemei. Intr-adevar, sugestia respectiva constituie un demers descendent, –‚top down’, in limba engleza–, care blocheaza generarea asendenta a ideilor. Mai mult, metodologiile epistemologice sugereaza ca inainte de a consulta intr-un demers de anvergura larga literatura deja publicata pe un anumit subiect, trebuie sa construiesti propriile tale idei pe tema respectiva, pentru a preveni riscul ideilor preconcepute, daca nu chiar al „ideilor fixe”.
5)Gestionarea corecta a ideilor exprimate intr-o sesiune de brainstorming
Fiecare dintre ideile prezentate in ‘brainstorming’ va apartine grupului, nu persoanei care a exprimat-o. Succesul unei sedinte de ‘brainstorming’ constituie si dovada eficientei profesionale a grupului. Chiar daca procesul de creativitate are un caracter aleatoriu, exista sanse mari ca fazele de ‘gandire divergenta’ sa fie completate cu faze de ‘gandire convergenta’, iar aceasta este in esenta caracteristica unui proces constructiv. Astfel, desi ‘furtuna mentala’ incepe ca o deconstructie a problemei statuate, rezultatul ei final va fi o construire de solutii ale problemei, chiar o lista de optiuni pentru gestionarea ei. Orice sesiune de ‘brainstorming’ se desfasoara intr-o durata fixata de un program (in general de la o ora, pana la cateva ore). Este posibil ca unele faze de ‘gandire divergenta’ sa nu fi fost completate cu faze corespunzatoare de ‘gandire convergenta’. Care pot veni mai tarziu, ca « urmare » ; unii facilitatori de ‘brainstorming’ au constatat ca este util si un ‚follow-up’ pentru colectarea acestor completari.
Dupa ce au fost colectate cat mai multe idei cu putinta, urmeaza un proces constructiv in care se aleg, prin evaluare calitativa, adica prin „judecati de valoare”, ideile exprimate si inregistrate. Procesul de gestionare corecta a tuturor ideilor exprimate in sesiune este la fel de important ca si generarea lor. Desi se genereaza idei noi, cel mai frecvent cantitatea ideilor exprimate de membrii grupului de obicei primeaza asupra calitatii ideilor. Pana la urma „pietrele pretioase” vor straluci, insa ele se ascund intr-o ‚masa verbala’ uneori fara substanta relevanta pentru succesul proiectului. Preponderent ideile exprimate vor fi probabil simple truisme (locuri comune), dar tocmai aceste locuri comune vor contribui la unitatea grupului (in cazul in care accentul se pune in primul rand pe obtinerea acestei unitati). Un grup care ajunge sa lucreze intr-un mod mai participativ, in care fiecarui membru al gupului i se ofera oportunitatea de a-si avansa ideile, este un grup de succes. Totusi, cantitatea de idei exprimate trebuie micsorata. Probabil ca prima insusire ce trebuie urmarita la examinarea raspunsurilor generate prin ‚brainstorming’ este prezenta unor raspunsuri ce se repeta sub diverse variante. Lista de raspunsuri poate fi „pliata” inca mai mult prin gruparea conceptelor similare, si prin eliminarea raspunsurilor care in mod hotarat nu se potrivesc nici unui grup de concepte.
Facilitatorul poate folosi ‚coeficienti de ponderare’ pentru a introduce o aparenta de metrica numerica in evaluarea ideilor, dar sa dam dovada de onestitate intelectuala si sa admitem ca, bineinteles, ‚ponderile’ sunt ele insele rezultatul unei judecati subiective de valoare.
O amplificare si completare a procesului de « brainstorming » sau de « furtuna mentala colectiva » este « diagrama de afinitate ».
Faza de « brainstorming » ajuta la generarea, exprimarea si colectarea ideilor. Ideile, –mai mult sau mai putin originale, si de fapt nu in mod obligatoriu originale–, generate si exprimate in prima faza, sunt organizate in « grupari naturale ». Insa ea va fi translatata, prin “diagrama de afinitate”, la faza urmatoare. In faza trasarii « diagramei de afinitate », toate ideile inregistrate in faza de “brainstorming” sunt organizate in categorii si “etichetate”. Aceasta inseamna avansarea pe „curba de invatare”. Din punctul de vedere al principiilor de lucru din Inteligenta Artificiala, prin trecerea de la operatia de « brainstorming », –in care se acumuleaza totusi o serie de cunostinte–, la « diagrama de afinitate », este initiata construirea unei arhitecturi ontologice.
Cele doua emisfere ale creierului uman, arata studiile neurofiziologice, sunt specializate pentru a indeplini functii deosebite intre ele, prelucreaza feluri diferite de informatie, si trateaza tipuri de probleme distincte. Emisfera stanga a creierului lucreaza mai mult cu logica si analiza, emisfera dreapta a creierului uman lucreaza mai mult cu emotiile si imaginatia. De exemplu neurofiziologii ar zice ca un inginer din proiectare foloseste mai intens emisfera stanga atunci cand recurge la focalizarea analitica pentru rezolvarea problemelor. In schimb, atunci cand arhitectul Jorn Utzon schita aparentele de scoica pentru acoperisul Operei din Sydney, foarte probabil ca folosea mai intens emisfera dreapta. Se considera ca in “brainstorming”, cand sunt generate o multime de idei, lucreaza mai intens “emisfera dreapta” a creierului participantilor la acest proces intelectual, iar in faza trasarii « diagramei de afinitate », cand se efectueaza analiza si organizarea ideilor, lucreaza de preferinta “emisfera stanga” a creierului.
6)Cateva exemple de aplicare a metodei de ‚brainstorming’
Desi participarea activa la procesele de brainstorming se poate dovedi atragatoare, spectaculoasa uneori, procesul de ‚furtuna mentala’ in sine constituie un instrument managerial serios. Pe baza acestor idei evaluate si sortate pot fi propuse planuri de actiune. Marile companii comerciale, organizatiile guvernamentale si organizatiile non – guvernamentale aplica intotdeauna metoda de ‚brainstorming’ la initierea unei actiuni noi pentru depistarea solutiilor ce asigura succesul.
In ceea ce priveste dezvoltarea durabila, procedura generarii de idei prin „gandire ascendenta” poate fi aplicata la dezvoltarea eco-produselor intr-un institut ori departament de proiectare al unei intreprinderi industriale, la regandirea serviciilor si proceselor dintr-o întreprindere (organizatie) pentru reducerea impactului ambiental. In explorarea potentialitatilor unor eco-produse aflate in faza de proiectare pot sa fie utilizate sesiuni de ‚brainstorming’ cu echipe constituite numai din persoane care poseda deja informatie si tipuri de experienta foarte specifice. Proiectarea eco-produselor, intrucat descreste impactul ambiental, adauga si valoare in afacerile unei intreprinderi. Generarea conceptelor noi in proiectarea eco-produselor foloseste in esenta aceleasi tehnici de ,brainstorming’ utilizate in proiectarea produselor industriale conventionale, dar sunt adaugate sesiuni de ,brainstorming’ incipiente unde se identifica schimbarile ce trebuie facute pentru ameliorarea performantei ambientale a produselor.
Instrumentul managerial numit ‚brainstorming’ reprezinta intotdeauna o cale de abordare extrem de productiva pentru redactarea unei Agende 21 locale. Este deosebit de importanta competenta profesionala a facilitatorului de brainstorming in parcurgerea corecta a tuturor etapelor necesare pentru crearea unui plan L.A.21, sau planul de actiune locala pentru dezvoltarea durabila in respectul mediului ambient. Imediat dupa conferinta la virf pentru dezvoltarea durabila de la Rio din 1992, s-a produs o adevarata explozie de actiuni locale pentru dezvoltarea durabila in tarile baltice din fosta Uniune Sovietica, dar si in zona Sankt Petersburg din Rusia, manifestate prin redactari foarte competente de Agende 21 locale ; faptul se explica si prin prezenta unui numar mare de specialisti in probleme ambientale concentrati in acele zone, si care au servit fie ca facilitatori, fie ca membri activi in echipele de ‚brainstorming’. In Israel, de asemenea, Agendele 21 locale sunt trasate, intr-o prima redactare, prin eforturi creative in sesiuni de ‚brainstorming’.
Intr-un fel, utilizarea metodei de ‚brainstorming’ pentru identificarea prioritatilor tematice intr-o Agenda 21 locala pe Pamant imita procedurile folosite la N.A.S.A. pentru explorarea unor regiuni de pe planeta Marte, dupa cum povesteste Donna Shirley in cartea sa “Managing Martians: The Extraordinary Story of a Woman’s Lifelong Quest to Get to Mars”. Donna Shirley a fost manager al echipei de pe Pamant care trimitea instructiuni robotului Sojourner Rover trimis de NASA in decembrie 1996, si ajuns pe Marte la 4 iulie 1997 in locul numit Sagan Memorial Station, din regiunea Ares Vallis. „In programul de explorare martiana am facut brainstorming tot timpul. Spuneam : ‚Aici este o problema’, dupa care fiecare membru din echipa striga pe rand cate o idee, si altcineva le scria pe tabla”.
Dupa cutremurul din ianuarie 1995, cand a fost distrus orasul japonez Kobe si majoritatea industriei sale, a fost prezenta oportunitatea utilizarii metodei ‚brainstorming’ in proiectele ambientale de reconstruire sustenabila a orasului si parcului industrial. Ulterior, experiente similare de re-dezvoltare durabila in alte zone, experiente intreprinse ca raspuns la dezastre naturale, probleme economice, sau incarcari ambientale periculoase, au permis crearea unui model de actiune locala tinandu-se cont de principiile sustenabilitatii, in care sunt incluse elementele urmatoare :
1. Conexiunile multi-disciplinare intre departamentele cu problematica ambientala din universitati si profesiunile din comunitatile locale.
2. Identificarea zonelor de impact ambiental maxim, zone pe care se focalizeaza proiecte si programe combinate pentru dezvoltare durabila.
3. Importanta initiativei comunitatii si a participarii comunitatii : trebuie accentuat lucrul in parteneriate participatorii si colaborative cu toate partile interesate dintr-o comunitate in implementarea Agendei 21 locale.
4. Trebuie maximizate initiativele, voluntarismul in alegerile proiectelor dezvoltarii locale, „voluntarism” in sensul preeminentei judecatilor de valoare facute de liderii locali pentru luarea deciziilor.
5. Coordonarea integrativa : legarea initiativelor locale (demersuri ascendente sau de tip ‚bottom up’), de retelele extinse ale programelor si politicilor ambientale (demersuri descendente ori ‚top down’).
5. Procesul participatoriu la proiectarea ambientala, unde trebuie sa fie intens folosita „furtuna mentala colectiva”.
Agenda Uniunii Europene privind strategiile de gestionare a substantelor chimice produse de industrii a fost elaborata folosindu-se foarte intens sesiunile de ‘brainstorming’. Intr-adevar, sedintele de ‘furtuna mentala’ in colective internationale de specialisti au fost esentiale in explorarea perspectivelor pentru viitoarele strategii de management in problemele ambientale puse de substantele chimice.
Chiar si in companiile (intreprinderile) mici care incearca sa implementeze un sistem certificat de gestionare ambientala (fie in acord cu standardul european EMAS, fie in acord cu cel international ISO 14001) identificarea “aspectelor ambientale” ale activitatilor intreprinderii (organizatiei) se face prin exercitii succesive de ‚brainstorming’.
Atunci cand exista o anumita doza de scepticism privind succesul solutiei furnizate de un exercitiu de ‚brainstorming’ intr-o situatie data, exercitiul in sine este denumit peiorativ „brain dump”, insemnand literalmente „descarcare din creier”.
Unii mai cred ca o ‚furtuna mentala’ individuala poate ameliora si viata personala in situatiile critice, dar probabil ca ‚gandul la cerul albastru’ (‚blue-sky thinking’) s-ar putea dovedi un instrument managerial mai potrivit. De fapt, in limba engleza sintagma „individual brainstorming”, referindu-se la gandirea creativa a persoanei umane pusa in conditii destul de comune, tinde sa fie inlocuita de expresia idiomatica „thinking out of the box”, ”sa gandesti in afara cutiei”. Desi ea incepe sa capete si valoare de marcaj pentru un nou tip de instrument managerial, asa cum arata fraza : „Some entrepreneurs hit it big by simply thinking out of the box” ; tradus ad litteram ar suna : „Anumiti intreprinzatori au avut succes pentru ca au gandit in afara cutiei”, ceea ce vrea sa spuna de fapt ca, intr-o situatie de afaceri data, atunci cand se pune problema unei judecati de valoare pentru luarea unei decizii manageriale, anumiti intreprinzatori gandesc altfel decat schema conventionala care predefineste rangurile de importanta ori prioritatile, si au avut succes. Totusi, desi in mod evident aceasta expresie idiomatica este intrebuintata intr-un context managerial, ea nu a capatat inca structura de sine-statatoare a unui instrument managerial omologat.
Rezultatul unui proces de brainstorming se poate transforma intr-o „prescriptie” pentru un act decizional imediat pus in practica, ori, in functie de situatie, poate servi ca intrare pentru o ‚diagrama de afinitate’, ori poate fi prezentat unui decident final (CEO, acronimul de la Chief Executive Officer), adica directorul pentru coordonarea activitatii manageriale intr-o întreprindere, si ‚decidentul final’.
Titus Filipas
